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Step-by-step guides for clients, messaging, campaigns, automations, Social Planner, Support Center, appointments, websites & billing.

Getting Started Social Planner Support Center
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Getting Started

Account setup, dashboard, notifications and first contacts.
SOCIAL

Social Planner

Plan, schedule and analyze your posts across channels.
SUPPORT

Support Center

Tickets, appointments, free-intervention limits and alerts.
ONBOARDING

Getting Started

Start by completing your business profile, setting notifications, and adding your first contacts. This ensures branding, sending reputation, and calendar flows all work smoothly.

Commencez par compléter le profil de votre entreprise, régler les notifications et ajouter vos premiers contacts. Cela garantit un branding cohérent, une bonne réputation d’envoi et des flux agenda fiables.

  1. Profile → Business info: name, logo, brand colors, timezone.
  2. Notifications: enable email/SMS alerts; set quiet hours.
  3. Contacts: Import CSV (UTF-8), map fields, add tags.
  4. Calendars: connect Google/Outlook, set availability & buffers.
  5. Test send: send a branded email/SMS to yourself.
  1. Profil → Infos société : nom, logo, couleurs, fuseau horaire.
  2. Notifications : activez alertes email/SMS ; heures calmes.
  3. Contacts : Import CSV (UTF-8), mappez les champs, ajoutez des tags.
  4. Calendriers : connectez Google/Outlook, définissez disponibilités & marges.
  5. Envoi de test : email/SMS brandé vers vous-même.
  • Review dashboard KPIs daily.
  • Tag new leads and assign owners.
  • Use templates for common replies.
  • Vérifiez les KPI du tableau de bord.
  • Tagguez les leads et assignez des responsables.
  • Utilisez des modèles pour les réponses fréquentes.
  • CSV import errors: ensure UTF-8, comma separator, header row.
  • No emails delivered: verify domain (SPF/DKIM) and warm-up gradually.
  • Calendar not syncing: reconnect account, check permissions.
  • Erreurs d’import CSV : UTF-8, virgule, ligne d’en-tête.
  • Emails non délivrés : vérifiez domaine (SPF/DKIM) et warm-up progressif.
  • Calendrier non synchro : reconnectez le compte et les autorisations.
Key Concepts
  • Brand Kit: logo, palette, sender IDs applied across emails, sites, and chat.
  • Reputation: gradual sending ramp, verified domain, opt-in policy.
  • Data model: contacts, companies, owners, tags, custom fields.
  • Brand Kit : logo, palette, expéditeurs appliqués aux emails, sites et chat.
  • Réputation : montée en charge progressive, domaine vérifié, opt-in.
  • Modèle de données : contacts, sociétés, responsables, tags, champs perso.
Best Practices
  • Use tags for intent (e.g., trial, webinar) not for status.
  • Keep custom fields typed; avoid dumping JSON in notes.
  • Enable multi-factor auth for owners and admins.
  • Utilisez des tags d’intention (ex. essai, webinar) pas pour le statut.
  • Tipage des champs personnalisés ; évitez le JSON dans les notes.
  • Activez l’authentification multi-facteurs pour responsables et admins.
Next: Client Management
CLIENTS

Client Management (CRM)

Centralize contacts, track interactions, and move deals through stages. Ideal for teams managing leads across multiple channels.

Centralisez les contacts, suivez les interactions et faites avancer les opportunités par étapes. Idéal pour les équipes multi-canal.

  1. Create custom fields (source, industry, lifecycle).
  2. Import CSV; map to fields; deduplicate by email/phone.
  3. Define stages (New → Qualified → Won/Lost) and owners.
  4. Create tags and smart lists for segments.
  1. Créez des champs personnalisés (source, secteur, cycle).
  2. Import CSV ; mappage ; déduplication email/téléphone.
  3. Définissez les étapes (Nouveau → Qualifié → Gagné/Perdu) et responsables.
  4. Créez tags et listes intelligentes pour vos segments.
  • Use filters and smart lists to focus today’s work.
  • Add notes, tasks, and schedule follow-ups.
  • Let AI draft follow-up emails or SMS in one click.
  • Utilisez filtres & listes intelligentes pour prioriser.
  • Ajoutez notes, tâches et relances planifiées.
  • Laissez l’IA rédiger vos relances (email/SMS) en 1 clic.
  • Track pipeline conversion % and time in stage.
  • Monitor contact growth and lead sources.
  • Export reports monthly for reviews.
  • Suivez le % de conversion et le temps par étape.
  • Surveillez la croissance des contacts et les sources.
  • Exportez des rapports mensuels pour vos revues.
  • Import fails: ensure UTF-8 CSV; check required fields.
  • Duplicates: merge by email/phone; set uniqueness rules.
  • Permissions: ensure users have access to lists/stages.
  • Échec d’import : CSV UTF-8 ; champs requis complétés.
  • Doublons : fusion par email/téléphone ; règles d’unicité.
  • Autorisations : vérifiez l’accès aux listes/étapes.
Pipelines & Ownership

Use one pipeline per motion (Sales, Onboarding, Success). Avoid mixing funnels and support in the same board.

  • Auto-assign by territory or round-robin.
  • Auto-create tasks on stage changes.
  • Enforce SLAs for “New” and “Qualified”.

Un pipeline par flux (Ventes, Onboarding, Succès). Évitez de mélanger acquisition et support.

  • Auto-assignation par territoire ou round-robin.
  • Tâches auto lors des changements d’étapes.
  • SLA sur “Nouveau” et “Qualifié”.
Data Hygiene
  • Schedule weekly dedupe by email/phone.
  • Lock system fields; audit edits.
  • Validate country codes for SMS deliverability.
  • Déduplication hebdo email/téléphone.
  • Verrouillez certains champs ; audit des modifications.
  • Validez l’indicatif pays pour la délivrabilité SMS.
Next: Messaging
MESSAGING

Messaging & Conversations

Unify WhatsApp, Messenger, Email, and SMS in one inbox. Assign, reply, and automate with AI.

Unifiez WhatsApp, Messenger, Email et SMS dans une seule boîte. Assignez, répondez et automatisez avec l’IA.

  1. Connect channels (WhatsApp/Messenger/Email/SMS).
  2. Create quick replies and templates with variables.
  3. Set business hours, routing, and escalation rules.
  4. Enable compliance: opt-in, opt-out, quiet hours.
  1. Connectez les canaux (WhatsApp/Messenger/Email/SMS).
  2. Créez réponses rapides et modèles avec variables.
  3. Réglez horaires, routage et règles d’escalade.
  4. Activez conformité : opt-in, opt-out, heures calmes.
  • Triage by priority; assign owners; use canned replies.
  • Schedule follow-ups; snooze conversations.
  • Turn on AI to draft replies and handle FAQs.
  • Triez par priorité ; assignez ; utilisez des modèles.
  • Planifiez les relances ; mettez en veille (snooze).
  • L’IA rédige des réponses et gère les FAQ.
  • Response time, first-contact resolution, CSAT.
  • Channel breakdown and peak hours.
  • Export weekly analytics to share with the team.
  • Temps de réponse, résolution au 1er contact, CSAT.
  • Répartition par canal et heures de pointe.
  • Export des analytics hebdomadaires.
  • Email deliverability: set SPF/DKIM/DMARC; warm-up.
  • WhatsApp blocked: verify business; follow template rules.
  • SMS not sending: check credits, country rules, opt-in status.
  • Délivrabilité email : SPF/DKIM/DMARC ; warm-up.
  • WhatsApp bloqué : vérifiez l’entreprise ; règles de modèles.
  • SMS non envoyés : crédits, règles pays, opt-in.
Routing & SLAs
  • Skills-based routing for languages and product lines.
  • Auto-escalate when first-response SLA is breached.
  • Quiet hours per channel; fallback to email for after-hours.
  • Routage par compétences (langues, gammes produits).
  • Escalade auto en cas de dépassement SLA réponse initiale.
  • Heures calmes par canal ; repli vers email hors horaires.
Templates & Variables
Use variables like {{contact.first_name}}, , and snippets for signatures to ensure consistency.
Utilisez des variables {{contact.first_name}}, et des snippets de signature pour assurer la cohérence.
Next: Campaigns
CAMPAIGNS

Campaigns & Automations

Design multi-step journeys that react to events, update CRM, send messages, book meetings, and notify teams — 24/7.

Créez des parcours multi-étapes qui réagissent aux événements, mettent à jour le CRM, envoient des messages, réservent et notifient — 24/7.

  1. Define trigger (form submit, new lead, stage change, missed call).
  2. Add actions (email/SMS, update fields, tasks, webhooks, AI steps).
  3. Set delays, business hours, throttling, and quiet hours.
  4. Ensure consent & compliance; map UTM for attribution.
  1. Définissez le déclencheur (formulaire, nouveau lead, changement d’étape, appel manqué).
  2. Ajoutez des actions (email/SMS, MAJ champs, tâches, webhooks, IA).
  3. Réglez délais, heures ouvrées, limitation, heures calmes.
  4. Assurez consentement & conformité ; mappez les UTM.
  • Monitor live runs and error alerts.
  • Use versioning; test in sandbox before publishing.
  • Run A/B paths and promote winners.
  • Surveillez exécutions et alertes d’erreur.
  • Versionnez ; testez en bac à sable avant publication.
  • Exécutez des A/B et promouvez les gagnants.
  • Track conversions to bookings/orders with UTM.
  • Step-level analytics for drop-offs.
  • Export logs for audits.
  • Suivez conversions vers RDV/commandes (UTM).
  • Analytics par étape pour repérer les sorties.
  • Export des logs pour audit.
  • Flow stuck: check time windows & throttling.
  • No actions firing: validate trigger filter logic.
  • Compliance errors: missing consent — update fields.
  • Flux bloqué : fenêtres horaires & throttling.
  • Aucune action : validez la logique du déclencheur.
  • Conformité : consentement manquant — mettez à jour.
Architecture & Idempotency
Use unique run IDs and guard-conditions to avoid duplicate actions on retries; prefer queue-based webhooks.
Utilisez des IDs d’exécution uniques et des gardes pour éviter les doublons ; privilégiez des webhooks mis en file.
Testing Matrix
  • Cold lead vs returning
  • With/without consent
  • Work vs off-hours
  • Lead froid vs revenant
  • Avec/sans consentement
  • Heures ouvrées vs hors heures
Next: Appointments
CALENDAR

Appointments & Calendar

Let clients book 24/7 with automatic confirmations, reminders, and rescheduling — synced with your calendars.

Laissez vos clients réserver 24/7 avec confirmations, rappels et replanification — synchronisés avec vos calendriers.

  1. Create calendars and meeting types (15/30/60 min).
  2. Set availability windows, buffers, and max per day.
  3. Connect Google/Outlook; enable 2-way sync.
  4. Customize booking form and confirmation messages.
  1. Créez calendriers et types de RDV (15/30/60 min).
  2. Disponibilités, marges et maximum par jour.
  3. Connectez Google/Outlook ; synchro bidirectionnelle.
  4. Personnalisez formulaire & messages de confirmation.
  • Share booking links; add to email signatures.
  • Use reminders and “no-show” automations.
  • Offer reschedule links in messages.
  • Partagez liens de réservation ; signatures email.
  • Utilisez rappels et automatisations “no-show”.
  • Proposez liens de replanification.
  • Utilization rate and show-up rate per calendar.
  • Top booking sources and hours.
  • Reduce gaps with buffers and pooled calendars.
  • Taux d’utilisation et de présence par calendrier.
  • Sources et heures de réservation.
  • Réduisez les creux avec marges et calendriers partagés.
  • Sync issues: reconnect; accept permissions; avoid double-booking.
  • Time zones: enforce organizer time zone or detect automatically.
  • No-show spikes: add confirmations and deposits for high-value meetings.
  • Problèmes de synchro : reconnectez ; autorisations ; évitez double réservation.
  • Fuseaux : imposez TZ organisateur ou détection auto.
  • No-shows élevés : confirmations et acomptes pour RDV critiques.
No-Show Playbook
  • Double reminders: T-24h (email) + T-2h (SMS)
  • One-click confirm/cancel links
  • Deposits for high-value slots
  • Double rappel : J-1 (email) + H-2 (SMS)
  • Liens de confirmation/annulation en 1 clic
  • Acomptes pour créneaux à forte valeur
Next: Sites
SITES

Websites & Pages

Build branded pages and forms, capture leads into CRM, and run A/B tests to optimize conversions.

Créez des pages brandées et des formulaires, capturez les leads dans le CRM, et exécutez des A/B pour optimiser les conversions.

  1. Connect custom domain and SSL.
  2. Set brand kit (colors, typography, logo).
  3. Use templates; add forms linked to CRM.
  4. Add pixels and analytics (GA4, Meta, etc.).
  1. Connectez domaine personnalisé et SSL.
  2. Définissez votre brand kit (couleurs, typo, logo).
  3. Utilisez des modèles ; ajoutez des formulaires reliés au CRM.
  4. Ajoutez pixels et analytics (GA4, Meta, etc.).
  • Publish updates; reuse sections across pages.
  • Review submissions; trigger automations on form submit.
  • Embed booking links and chat widgets.
  • Publiez des mises à jour ; réutilisez des sections.
  • Revoyez les formulaires ; déclenchez des automatisations.
  • Intégrez liens de réservation et widgets chat.
  • Track page views, CTRs, and form conversion.
  • Use A/B to test headlines and CTAs.
  • Attribute leads to campaigns via UTM.
  • Suivez vues, CTR et conversion formulaire.
  • Testez titres et CTA en A/B.
  • Attribuez les leads aux campagnes via UTM.
  • DNS/SSL issues: verify CNAMEs and propagation.
  • Form not capturing: field mapping to CRM; required consents.
  • Slow page: compress media; lazy-load videos.
  • DNS/SSL : vérifiez CNAME et propagation.
  • Formulaire : mappage au CRM ; consentements requis.
  • Page lente : compressez médias ; lazy-load vidéos.
Conversion Checklist
  • 1 CTA per fold
  • Social proof block
  • Form ≤ 5 fields
  • 1 CTA par écran
  • Preuves sociales
  • Formulaire ≤ 5 champs
Next: Social Planner
SOCIAL

Social Planner

Plan, create, schedule, and analyze posts across all channels from a single editorial calendar.

Planifiez, créez, programmez et analysez vos publications multi-canal depuis un calendrier éditorial unique.

  1. Connect accounts: Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, YouTube.
  2. Upload your brand kit and media library (images/videos).
  3. Create post templates and hashtag sets by theme.
  4. Set approval workflow if needed.
  1. Connectez Facebook, Instagram, LinkedIn, X, TikTok, YouTube.
  2. Ajoutez brand kit et médiathèque (images/vidéos).
  3. Créez modèles de posts et sets de hashtags par thème.
  4. Activez un flux d’approbation si nécessaire.
  • Use AI suggestions for captions and variations.
  • Drag posts on the calendar; duplicate top performers.
  • Reply to comments/messages from the social inbox.
  • Utilisez les suggestions IA pour légendes & variantes.
  • Glissez les posts dans le calendrier ; dupliquez les meilleurs.
  • Répondez aux commentaires/messages depuis la boîte sociale.
  • Track reach, clicks, saves, and engagement rate.
  • Compare channels and formats (post/story/short).
  • Export monthly PDF reports.
  • Suivez portée, clics, sauvegardes et taux d’engagement.
  • Comparez canaux et formats (post/story/short).
  • Exportez des rapports PDF mensuels.
  • Auth expired: re-connect accounts; refresh tokens.
  • Post failed: verify media ratio/length and platform limits.
  • Low reach: test posting times; lean on short video.
  • Auth expirée : reconnectez les comptes ; rafraîchissez les tokens.
  • Échec de post : ratios/longueur média et limites de plateforme.
  • Faible portée : testez horaires ; privilégiez la vidéo courte.
Content System
Create themes (Education, Proof, Promo) and rotate 3-3-1 weekly to balance value vs promo.
Créez des thèmes (Éducation, Preuve, Promo) et alternez 3-3-1 chaque semaine pour équilibrer valeur vs promo.
Next: Support Center
SUPPORT

Support Center

Track tickets and appointments, apply SLAs, and automate notifications and billing rules.

Suivez tickets et rendez-vous, appliquez des SLA, et automatisez notifications et règles de facturation.

  1. Create categories, priorities, and statuses.
  2. Define SLAs (first response / resolution) and email templates.
  3. Enable free-intervention counter and billing thresholds.
  4. Publish your branded client portal.
  1. Créez catégories, priorités et statuts.
  2. Définissez des SLA (1ère réponse / résolution) et des modèles email.
  3. Activez le compteur d’interventions gratuites et les seuils de facturation.
  4. Publiez votre portail client brandé.
  • Triage tickets; assign to agents; use macros.
  • Book/reschedule via integrated calendar.
  • Trigger alerts for priority breaches.
  • Triez, assignez, utilisez des macros.
  • Réservez/replanifiez via calendrier intégré.
  • Déclenchez alertes en cas de dépassement de priorité.
  • Volumes by category/priority; SLA attainment.
  • Average first response / resolution times.
  • Clients exceeding free limits.
  • Volumes par catégorie/priorité ; respect des SLA.
  • Temps moyens de 1ère réponse / résolution.
  • Clients dépassant les limites gratuites.
  • Email templates not sending: verify DKIM/SPF and sender.
  • Agents not notified: check routing rules & schedules.
  • Billing miscounts: validate event source and month cut-off.
  • Modèles email non envoyés : vérifiez DKIM/SPF et l’expéditeur.
  • Agents non notifiés : règles de routage & horaires.
  • Comptage facturation : source d’événement et fin de mois.
Free-Intervention Policy
Set monthly quotas per client; alert at 80%; auto-bill beyond threshold with client-approved rates.
Quota mensuel par client ; alerte à 80% ; facturation auto au-delà avec tarifs approuvés.
Next: AI Assistant
AI

AI Assistant

Let the assistant answer, book, and recommend with your tone and policies. Works across chat and voice.

L’assistant répond, réserve et recommande selon votre ton et vos règles. Fonctionne en chat et en vocal.

  1. Define persona: tone (friendly/professional), languages.
  2. Add knowledge base (FAQs, policies, pricing).
  3. Connect booking and messaging actions.
  4. Set fallback/escalation to human.
  1. Définissez la persona : ton (amical/pro), langues.
  2. Ajoutez base de connaissances (FAQ, règles, tarifs).
  3. Connectez actions de réservation et messagerie.
  4. Définissez l’escalade vers humain.
  • Review conversation transcripts and improve prompts.
  • Whitelist common intents; add recommended replies.
  • Monitor bookings created by AI.
  • Analysez les transcriptions et affinez les prompts.
  • Liste blanche d’intentions ; ajoutez réponses recommandées.
  • Suivez les RDV créés par l’IA.
  • % auto-handled vs escalated.
  • Client satisfaction and resolution time.
  • Intent coverage and gaps.
  • % géré automatiquement vs escaladé.
  • Satisfaction client et temps de résolution.
  • Couverture d’intentions et manques.
  • Off-topic answers: tighten persona and knowledge base.
  • Over-confident replies: require citations or confidence check.
  • Rate limits: throttle and queue requests during peaks.
  • Réponses hors sujet : resserrez persona et base.
  • Réponses trop assurées : exigez sources/validation.
  • Limites de taux : lissage et files pendant les pics.
Safety & Guardrails
Define disallowed topics, require booked-slot checks before confirming, and log all tool calls for audit.
Définissez sujets interdits, vérifiez les créneaux avant confirmation, et journalisez les actions pour audit.
Next: Billing
BILLING

Billing & Subscriptions

Manage plans, invoices, and payment methods. Download invoices anytime.

Gérez formules, factures et moyens de paiement. Téléchargez vos factures à tout moment.

  1. Add company details and VAT number.
  2. Choose plan (upgrade/downgrade as needed).
  3. Add card or bank transfer preferences.
  1. Ajoutez infos société et TVA.
  2. Choisissez une formule (upgrade/downgrade au besoin).
  3. Ajoutez carte ou virement.
  • Download monthly invoices.
  • Review usage and plan alignment quarterly.
  • Téléchargez les factures mensuelles.
  • Revoyez l’usage et l’adéquation trimestrielle.
  • Payment failed: update card; check 3-D Secure.
  • VAT missing: add valid VAT ID for reverse charge (EU).
  • Paiement échoué : mettez à jour la carte ; 3-D Secure.
  • TVA manquante : ajoutez un numéro valide (autoliquidation UE).
Compliance & Receipts
Send itemized receipts automatically; include VAT info and company registry per locale.
Envoi auto de reçus détaillant TVA et immatriculations selon le pays.
See full FAQ
ASSETS

Image & Video Quality Guide

  • Recommended resolution: 1600px minimum (landscape), 1080×1920 (vertical).
  • Formats: JPG/PNG (images), MP4 (H.264, 8–12 Mbps) for video.
  • Branding: colors #0B7C86 / #10A3B0, rounded corners, soft shadows.
  • Sources: your clients’ own shoots first, then premium stock if needed.
Tip: keep a safe area for text in vertical videos.
TEMPLATES

Ready-to-use checklists

  1. Onboarding (profile, notifications, first import).
  2. Social Planner (connect, first posts, calendar, analytics).
  3. Support Center (SLA, templates, free limits, reports).
  4. Email/SMS (sending checks, templates, GDPR compliance).
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